Sinun ei tarvitse itse rakentaa tilikarttaa, syöttää alv-tietoja tai määritellä kirjanpidon asetuksia. Risen tiimi tekee ne osana käyttöönottoa.
Käyttöönotto vaihe vaiheelta
1
Sovi ensitapaaminen
Varaa tapaaminen Risen asiantuntijoiden kanssa. Käymme läpi yrityksesi nykytilanteen: nykyisen kirjanpidon ja järjestelmät, tapahtumamäärät, tiimin koon ja sen, mitä haluat automatisoida. Samalla näet, miten Rise toimii käytännössä.→ Ota yhteyttä: risegroup.eu tai jani@risegroup.eu
2
Allekirjoita sopimus
Saat tarjouksen, joka on mitoitettu yrityksesi kokoon ja tapahtumamäärään. Kun sopimus on allekirjoitettu, käyttöönotto käynnistyy.
3
Nykytilan läpikäynti
Risen pääkirjanpitäjä käy nykyisen kirjanpitosi läpi ennen kuin mitään siirretään. Löytyneet virheet joko korjataan Risen päässä tai pyydetään edellistä tilitoimistoa korjaamaan ne.Vanhaa sopimusta ei irtisanota tässä vaiheessa. Se tehdään vasta, kun sekä sinä että Rise toteatte aineiston olevan siirtokunnossa.
4
Käyttöönottopalaveri
Käyttöönottopalaverissa varmistetaan yhdessä prosessit, tarvittavat integraatiot, hyväksymiskierrot, käyttäjäroolit ja käyttöönoton aikataulu. Palaverin jälkeen tiedät, mitä tapahtuu ja milloin.
5
Risen tiimi tekee tiedonsiirron
Risen tiimi siirtää kirjanpitoaineiston vanhasta järjestelmästä ja varmistaa yksityiskohdat — tilikartan, alv-käsittelyn, avoimet myynti- ja ostolaskut sekä yrityksesi perustiedot. Sinun ei tarvitse tehdä näitä itse; riittää, että vastaat tiimin tarkentaviin kysymyksiin.
6
Yhdistä pankkitili
Valtuutat pankkiyhteyden itse avoimen pankkiyhteyden (PSD2) kautta. Se vie muutaman minuutin, ja sen jälkeen tapahtumat siirtyvät Riseen automaattisesti.Kytke pankki vasta siirtymäpäivää edeltävänä päivänä. Aiemmin tehtynä Rise alkaa hakea tapahtumia tilikaudelta, joka on vielä vanhan järjestelmän vastuulla.→ Yhdistä pankkitili
7
Kutsu työntekijät mukaan
Kutsu työntekijäsi käyttämään sovellusta. He voivat kuvata kuitit, tehdä matka- ja kululaskut ja hyväksyä ostolaskuja suoraan mobiilissa — ilman erillistä perehdytystä.
Milloin siirtyminen kannattaa ajoittaa
Siirtyminen onnistuu kesken tilikauden, minkä tahansa kuukauden vaihteessa. Tilikauden vaihde on luontevin hetki, mutta se ei ole pakollinen: Rise ottaa vastuun koko kuluvasta tilikaudesta ja tarkistaa kirjanpidon taaksepäin. Yksi ajankohta kannattaa välttää: viimeinen kuukausi ennen tilinpäätöstä. Silloin vaihdon ja tilinpäätöksen valmistelu osuvat päällekkäin ilman hyötyä kummallekaan. Aineisto siirretään kuukauden ensimmäisenä päivänä, jolloin vanha ja uusi kirjanpito eivät mene limittäin.Mitä vanhalle järjestelmälle tapahtuu
Vanhasta järjestelmästä ei luovuta kertarysäyksellä. Nämä kolme asiaa jatkuvat siirtymän yli:- Verkkolaskuosoitteen vaihto vie noin kuukauden. Laskuttajat päivittävät osoitteita hitaasti, joten vanha järjestelmä kannattaa pitää rinnalla sen ajan. Rise hoitaa osoitteenvaihdon ja antaa ohjeet niihin palveluihin, joissa vaihtoa ei voi tehdä puolestasi.
- Edellisen tilikauden tilinpäätöksen tekee yleensä edellinen tilitoimisto. Rise vastaa kuluvasta tilikaudesta eteenpäin.
- Pankkiyhteyksiä ei irtisanota ennen kuin siitä on erikseen sovittu. Rise pyytää maksamista varten oman Web Services -yhteyden, ja tilitapahtumat haetaan PSD2-yhteydellä sinun valtuutuksellasi — vanhan yhteyden katkaiseminen liian aikaisin katkaisisi myös edellisen järjestelmän kirjanpidon.
Alkuperäinen kirjanpitoaineisto säilytetään lain vaatiman ajan riippumatta siitä, mihin järjestelmään se on siirretty.