Mitä Rise Driveen tallennetaan
Sopimukset
Vuokra-, työ-, alihankinta- ja rahoitussopimukset sekä niiden liitteet ja päivitykset.
Pöytäkirjat ja päätökset
Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat, päätökset ja valtakirjat.
Laskelmat ja tausta-aineisto
Laskelmat, selvitykset ja muu aineisto, jolla kirjaus perustellaan.
Muu kirjanpitoon liittyvä
Nyrkkisääntö: jos dokumentti voi joskus selittää jonkin kirjauksen, se kuuluu Rise Driveen.
Näin dokumentti päätyy Rise Driveen
Samasta luukusta kuin kaikki muukin: lähetä dokumentti Magic Boxiin sovelluksen etusivulta, puhelimen jakovalikosta tai yrityksesi Magic Box ‑sähköpostiin. Erillistä latausta ei ole. Magic Box tunnistaa, ettei kyseessä ole lasku eikä kuitti, ja vie dokumentin Rise Driveen. → Magic BoxKansiot
Rise Drive näyttää sisällön kansioina. Tiedostot lajitellaan kansioihin automaattisesti sitä mukaa kuin niitä tulee, joten kansiorakennetta ei tarvitse ylläpitää eikä dokumenttia tarvitse muistaa siirtää oikeaan paikkaan.Kuka näkee mitä
Pääkäyttäjä antaa lisäoikeudet käyttäjäkohtaisesti. Oikeus voidaan siis avata yhdelle henkilölle kerrallaan juuri siihen aineistoon, jota hän työssään tarvitsee.
Tilintarkastaja on oma käyttäjäoikeustasonsa: hän näkee aineiston mutta ei voi ladata, muuttaa eikä poistaa mitään.
Jos et löydä dokumenttia, jonka joku muu on ladannut, kyse on oikeuksista eikä virheestä. Pyydä pääkäyttäjältä oikeus kyseiseen aineistoon.
Säilytysajat
Rise Driveen ladatut dokumentit arkistoidaan samalla tavalla kuin muukin kirjanpitoaineisto. Säilytysaika määräytyy aineiston lajin mukaan.
Säilytys on lakisääteinen velvoite eikä valinta: aineistoa ei poisteta ennen määräajan päättymistä, vaikka sitä pyytäisi. Arkistointi on muuttumaton, eli tallennettua dokumenttia ei voi jälkikäteen muuttaa.
Liittyvät sivut
Magic Box
Yksi luukku kaikelle aineistolle — myös Rise Driveen menevälle.
Vaatimustenmukaisuus
Tietoturva, GDPR ja arkistoinnin periaatteet.